SACAC optimiert den Angebotsprozess mit maßgeschneiderter Software-Lösung

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TL;DR

Die Challenge

SACAC stand vor der Herausforderung, ihren Angebotsprozess zu optimieren, um hoch individuelle Betonelemente effizienter anbieten zu können.

Unser Lösungsansatz

Eine maßgeschneiderte Softwarelösung wurde entwickelt, die auf Self-Contained Systems und Microservices basiert und den Angebotsprozess durch Features wie automatisierte Statikberechnung und Produktionsplanung revolutioniert.

Das Ergebnis

Eine signifikante Effizienzsteigerung im Angebotsprozess und die Ermöglichung eines schnellen, flexiblen und präzisen Kundenportals, inklusive einer Express-Bestellfunktion für Standardprodukte.

Bei einem Hochhaus beispielsweise haben die Stützen zwar meist die gleichen Außenmaße, aber je nach Stockwerk und Einsatzort müssen sie unterschiedlich belastbar bzw. ausgerüstet sein. Leider war die bei SACAC verwendete Software-Lösung vor der Zusammenarbeit mit INNOQ weit weniger individuell: ein für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) typischer Mix aus einem ERP-System* und Excel. Das war weder zielführend noch sonderlich hilfreich bei der Angebotserstellung. Im Gegenteil, Mehraufwände und Fehler waren an der Tagesordnung.

Der SACAC-Case auf einen Blick:

Die ursprüngliche Aufgabenstellung an INNOQ bezog sich darauf, Anfragen von Baufirmen zu bündeln und so die Angebotserstellung zu erleichtern. Das war vor allem wichtig, weil SACAC als Spezialist oftmals Anfragen von verschiedenen Baufirmen für ein und dasselbe Bauobjekt bekommt, da die Firmen an der gleichen Ausschreibung teilnehmen. Im bisherigen System war das aber nicht erkennbar, die Anfragen landeten an verschiedenen Stellen und die Angebote wurden unabhängig voneinander gestellt – dementsprechend unterschiedlich fielen sie aus. Hinzu kam der Mehraufwand, das gleiche Angebot mehrfach zu erstellen.

Warum passen ERP und SACAC nicht zusammen?

Was für viele ein Vorteil ist, ist für SACAC ein entscheidender Nachteil: ERP-Systeme sind immer um einen Kunden, ein Angebot oder einen Auftrag herumgebaut, nie um ein Bauprojekt. Das System geht also davon aus, dass wenn eine Angebotsaufforderung eingeht, genau diese beantwortet werden soll. Es rechnet gar nicht damit, dass dieselbe Antwort auch für mehrere Kunden richtig sein kann. Für die Baubranche wäre aber genau das wichtig. Für SACAC hatte das zur Folge, dass nicht genügend Angebote geschrieben werden konnten oder die Angebote teilweise zu teuer oder zu günstig waren. Ein Prozess also, der alles andere als gewinnbringend war. Klassischerweise passen dann die Unternehmen ihre Prozesse an das ERP-System an oder sie versuchen, es zu ändern. Aber bei SACAC war schnell klar, dass das ERP System mehr im Weg steht als hilft, um eine Vollautomatisierung der Verwaltungsabläufe zu erreichen. Also ist SACAC einen sehr untypischen Weg gegangen: Sie wollten ein eigenes System bauen. Mit Hilfe von INNOQ hat sich SACAC vom ERP-System emanzipiert und wahnsinnig an Effizienz gewonnen.

Digitalisierung mit Strategie. Die eigentliche Aufgabe, nämlich die Angebote intelligent zu bündeln, ist gemeistert: Geht eine Angebotsaufforderung bei SACAC ein, müssen lediglich die Eckpunkte eingetragen werden. Schon kann das Angebot an die entsprechenden Empfänger:innen versendet werden. Durch die Entscheidung für ein individuelles Software-System konnten aber auch viele andere Herausforderungen gelöst werden.

Unsere IT-Lösung kann inzwischen also weit mehr:

• Angebote komplett berechnen und stellen,
• die komplette Statik berechnen (indem die Stützen in der Software spezifiziert werden),
• die Produktionspläne erstellen und somit auch die Auftragsdurchführung,
• automatisiert die Verrechnung von Kundenänderungen berücksichtigen (wenn z. B. scheinbar gleiche Stützen unterschiedlich ausgerüstet werden sollen),
• die Lieferterminplanung regeln
• und große Teile des Einkaufs übernehmen (dank der integrierten Terminplanung, sind auch die Lagerbestände immer bekannt).

In naher Zukunft wird zudem die Produktionsplanung integriert. Kurz gesagt: Wir von INNOQ kommen immer ins Spiel, wenn durch Digitalisierung die Effizienz gesteigert werden kann. Dabei begleiten wir die Digitalisierung nicht nur als ausführender Part, sondern unterstützen bereits bei strategischen Überlegungen.

Die Zusammenarbeit von SACAC und INNOQ am Beispiel Betontreppen

Das bisherige Produktportfolio an Stützen, Pfählen und Masten sollte durch Betontreppen erweitert werden. Dabei sollten die Treppen-Elemente als Fertigteile angeboten werden. Bei der Umsetzung dieses Plans war INNOQ von Anfang an Bestandteil des Teams. Nicht nur als Software-Entwickler:innen, sondern auch für die strategische Planung der gesamten Produkteinführung.

Die Fragestellungen lauteten:

• Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um diese Treppen produzieren zu können?
• Wer muss welche Ingenieur:innen befragen?
• Welche Mittel werden zusätzlich in der Produktion benötigt?
• Wie hoch sind die Herstellkosten einer Treppe?
• Was können wir besser als die Mitbewerber?

Ein Teil der Lösung war eine Software, die den Herstellerpreis einer Treppe oder Stütze möglichst exakt berechnet. So weiß SACAC, wie viel Gewinn bei einem Angebot erwartet wird oder wieviel Rabatt gewährt werden kann. Gleichzeitig hat SACAC seine Produktion auf Lean Production umgestellt. Ziel war, die im voraus abgeleiteten Zahlen noch besser mit der tatsächlichen Performance abgleichen zu können. Außerdem wurden kontinuierliche Verbesserungsprozesse eingeführt, bei denen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unabhängig ihrer Hierarchiestufe, Verbesserungsvorschläge nennen können, um die Effizienz zu steigern.

Während SACAC aufgrund dieses Umbaus seine Produktionskapazitäten steigern konnte, sorgte INNOQ mit digitaler Unterstützung dafür, dass diese Kapazitäten auch ausgelastet wurden. So haben wir gemeinsam das Auftragsvolumen in sechs Jahren mehr oder weniger verdoppelt – bei nahezu gleichbleibendem Personalaufwand für Verkauf, Zeichnung und Projektleitung.

Eine Systemlandschaft voller Speziallösungen

Mit Ruby on Rails wurde eine Systemlandschaft aus etwa 15 Systemen (teilweise Self-Contained Systems, teilweise kleiner geschnittene Microservices) konzipiert und implementiert. Es gibt sozusagen für jedes Betonfertigteil eine eigene Spezialsoftware für die Berechnung der Bauteile, Überprüfung der Statik, etc. Im Zusammenspiel mit einer eigenen Software für die Herstellkostenkalkulation kann die jeweilige Spezialsoftware die Angebote erstellen.

Diese Systeme decken die folgenden Bereiche ab:

Das Kundenportal bietet – neben der Möglichkeit, die eigenen Aufträge zu verfolgen – einen besonderen Service: Ähnlich wie in einem Online-Shop können dort „Express-Stützen“ bestellt werden. Es stehen dort acht Stützen-Querschnitte zur Verfügung.

Ein weiteres Highlight ist eine auf Machine Learning basierende Software, die von INNOQ entwickelt wurde: Für die genaue Berechnung der maximalen Traglast einer Betonstütze ist normalerweise ein kompliziertes und zeitaufwendiges Spezialprogramm nötig. Für die Angebotserstellung genügt aber eine möglichst genaue Schätzung. Die übernimmt das neue Tool und beschleunigt so deutlich den Ablauf.

Langfristig auf Geschwindigkeit setzen

Die Zusammenarbeit mit SACAC besteht seit 2011. Immer wieder beeindruckend ist die Geschwindigkeit, in der Projekte gemeinsam umgesetzt wurden und werden. Beispielsweise dauert die erste funktionsfähige Version eines neuen SCS (Self-contained System) für ein neues Bauteil in der Regel nicht mehr als einen Arbeitstag.