HILFE FÜR JUNGS: Verlässliche Software für die mobile Sprechstunde

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TL;DR

Die Challenge

Hilfe für Jungs e.V. benötigte eine zuverlässige IT-Lösung für ihre mobile Sprechstunde, um Jungen und junge Männer, die von sexueller Gewalt betroffen sind, besser unterstützen zu können.

Unser Lösungsansatz

INNOQ entwickelte eine maßgeschneiderte Software, die speziell auf die Bedürfnisse der Zielgruppe und die Arbeitsweise der Organisation zugeschnitten ist. Der Fokus lag auf Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und der Automatisierung von statistischen Auswertungen.

Das Ergebnis

Eine verbesserte medizinische Versorgung durch eine intuitiv bedienbare und sichere Softwarelösung, die es den Ärzten ermöglicht, sich voll und ganz auf die Betreuung der Patienten zu konzentrieren. Die neue IT-Lösung optimiert Prozesse und erhöht die Effizienz der Arbeit von Hilfe für Jungs e.V.

Über HILFE-FÜR-JUNGS e.V.

Der Berliner Verein unterstützt seit 1994 Jungen und junge Männer, die von sexueller Ausbeutung und Gewalt bedroht oder betroffen sind. Die Ziele des Vereins sind, die Rechte von Jungs auf ein Leben ohne sexuelle Gewalt zu stärken, ihre Gesundheit zu fördern und ihnen Chancen auf persönliche Entwicklung und Partizipation zu geben. Eines der Vereinsprojekte ist „subway“, eine Beratungs- und Anlaufstelle für Jungen, Männer und Transpersonen unter 28 Jahren, die unterwegs sind und anschaffen. In den Räumlichkeiten arbeiten Sozialarbeiter, Sozialpädagogen und Dolmetscher. Dort gibt es neben der Versorgung der Grundbedürfnisse (Essen, Wäsche waschen, Duschen, Schlafen und Kleiderkammer) auch eine ärztliche Sprechstunde. Sowie ein Arztmobil, das nachts ab 22 Uhr mit zwei Sozialarbeiter:innen und einem Arzt oder einer Ärztin zu bestimmten Brennpunkten unterwegs ist. Dort können sich die oft wohnungslosen Jungs medizinisch untersuchen lassen – für viele ist das der einzige ärztliche Kontakt überhaupt – und sie haben die Gelegenheit, über Probleme aller Art zu sprechen.

Medizinisch helfen, Geldgeber überzeugen

Bisher benutzte das Ärzt:innenteam in der Sprechstunde sowie im Arztmobil eine etwas in die Jahre gekommene Software- und Datenbanklösung. Sie wurde jedoch nicht von einer professionellen Software-Firma programmiert, sondern nebenbei von einem Mitarbeitenden des Vereins. Sie erfüllte zwar die wichtigsten Zwecke, war jedoch fehleranfällig, und auch die Usability war verbesserungsfähig. Die wichtigsten Aufgaben der Software waren zum einen, die medizinischen Daten der Jungs zu erfassen, um die ärztliche Therapie zu erleichtern bzw. fortzuführen. Zum anderen wurden einige Daten wie Herkunft der Jungs, Sprachen oder Häufigkeit der Untersuchungen dringend für Statistiken benötigt, um die nötigen finanziellen Mittel von Geldgebern wie z.B. dem Berliner Senat zu bekommen. Doch der wichtigste Faktor – und ein wesentlicher Painpoint: die Anwendung sollte schnell, einfach und problemlos bedienbar sein. Denn schließlich müssen sich die Ärzt:innen, vor allem beim nächtlichen Einsatz, voll und ganz auf ihre Patienten konzentrieren. Diese stehen oft unter Drogen, sind alkoholisiert, brauchen dringend Hilfe. Für eine Software, die nicht funktioniert, ist keine Zeit.

Persönliche Erfahrung für ein besseres Ergebnis

So wurde Pedro als Software-Spezialist von seinem Freund Volker, dem beim Verein tätigen Arzt, angesprochen. Nicht nur er, sondern auch seine Vorgesetzten bei INNOQ waren gleich begeistert von der Idee, den Verein mit einer besseren Software-Lösung zu unterstützen. Pedro bekam die Möglichkeit, innerhalb eines zweiwöchigen Sprints eine erste Version während der Arbeitszeit zu entwickeln.

Um die Arbeit bei Subway und die Anforderungen an die Software besser zu verstehen, begleitete Pedro seinen Freund und dessen Kolleg:innen bei der nächtlichen Fahrt mit dem Arztmobil. Er erlebte dabei, wie wichtig dieses Engagement für die oft noch sehr jungen Männer ist. Die meisten von ihnen sind wohnungs- oder obdachlos, sprechen kein Deutsch und kaum Englisch und haben keinen Zugang zum Gesundheitssystem. Eine ebenso bedrückende wie motivierende Erfahrung für den Softwareentwickler.

Mehr Sicherheit für Daten und Patienten

Zunächst sah sich Pedro die bisherige Software genauer an und setzte sich mit dem Verein für eine IST-Analyse zusammen. Sie sprachen über die Anforderungen, Prozesse und Painpoints. Was ist die Hauptanwendung der Software, welche sekundären Ziele gibt es? Wie läuft typischerweise eine Sprechstunde ab, welche Daten werden benötigt? Wie und wie oft benutzen sie welche Daten, usw.

Bei der bisherigen Software handelte es sich im Wesentlichen um eine einfache Microsoft Access Datenbank mit mehreren Masken für die Eingabe und Suche von Daten. Das Problem: Oft wurden eigentlich vorhandene Daten nicht angezeigt, eigentlich selbstverständliche Verknüpfungen zwischen den Daten nicht hergestellt und – der Worst-Case – vorhandene Protokolle von neuen Protokollen überschrieben. Auch mussten Zählungen für Statistiken teilweise aufwändig händisch durchgeführt werden. Ursache für die Probleme waren zum einen kaputte Anwendungen, zum anderen das fehlende Wissen bei den Anwendern bzw. die wenig intuitive Usability.

Vor allem verlorengegangene Daten sind für den Verein problematisch. Denn wenn sie beispielsweise weniger Sprechstunden und Beratungen angeben können als tatsächlich durchgeführt, bekommen sie auch weniger finanzielle Mittel als benötigt. Der Verein muss wissen, welche Sprachen häufig gesprochen werden, um entsprechende Dolmetscher:innen zur Verfügung zu stellen. Wo und wann am meisten Hilfe benötigt wird, um personellen Aufwand und Routen besser planen zu können. Eine weitere Herausforderung war die Datensicherheit. Die Anforderungen an solche Systeme haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Deshalb war es wichtig, die neue Software mit entsprechenden Features auszustatten und den Verein bezüglich DSGVO-Konformität in allen Prozessen zu beraten.

Statistiken für mehr Menschlichkeit

Auch bei der neuen Anwendung ist das Hauptziel selbstverständlich, die Gesundheit der Patienten zu verbessern. Deshalb musste sie, wie bei einer normalen ärztlichen Sprechstunde, die medizinische Historie des Patienten abbilden, also Anamnese, Symptome, Behandlung, Diagnose und Therapie. Dazu zählen auch Hinweise oder Fragestellungen für die nächste Sprechstunde bzw. andere behandelnde Ärzt:innen sowie Überweisungen zu Fachärzten. Ein ganz neues Feature war beispielsweise ein elektronischer Impfpass.

Ein sekundäres Ziel ist es, statistische Daten zu erheben ­– für die Geldgeber und für die interne Organisation des Vereins. Hierfür erfasst die Software auch Kontaktdaten des Patienten. Wichtig: Die jungen Männer müssen nicht ihre echten Namen angeben. Sie können sich auch für ein Pseudonym entscheiden. Gefunden werden sie dann beispielsweise anhand ihres Geburtsdatums. Wichtige Daten für die Statistik sind allerdings die Wohnsituation, Herkunft und gesprochene Sprachen. Für ärztliche Atteste oder Überweisungen kann auch die Angabe einer Anschrift notwendig sein.

Pedro war es aber auch wichtig, einen starken Fokus auf die UX zu legen. Die Software sollte einfach, schnell und vor allem selbsterklärend nutzbar sein. Die Nutzenden sollten „angstfrei“ damit umgehen können, ohne die Gefahr „etwas kaputt zu machen“. Weitere wichtige Verbesserungen waren eine DSVGO konforme Datenerfassung sowie eine automatisierte Erstellung detaillierter Statistiken, z.B. Anzahl der Behandlungen pro Nacht, pro Sprache, pro Zeitraum.

Aus technischer Sicht evaluierte Pedro zunächst eine Low Code Lösung, entschied sich dann schließlich für eine Spring Boot Anwendung, weil dies eine schnelle und effiziente Entwicklung ermöglicht. Für die wenigen reaktiven Komponenten nutzte er JavaScript. Auch wenn es sich hauptsächlich um eine CRUD Anwendung handelt, hat er die Prinzipien einer Onion-Architektur angewandt.

Technische Fakten