Ein digitales Sprachrohr zwischen Groß- und Einzelhandel auf der Basis von Self-contained Systems

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TL;DR

Die Challenge

EDEKA Minden-Hannover strebte nach einer effizienten Kommunikationsplattform, die nicht nur die Verteilung von Informationen ermöglicht, sondern auch die Interaktion zischen Groß- und Einzelhandel.

Unser Lösungsansatz

INNOQ implementierte eine Lösung basierend auf Self-contained Systems. Diese kleinen, voneinander unabhängigen Systeme können schneller entwickelt und in Produktion gebracht werden – eine wichtige Voraussetzung für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform.

Das Ergebnis

Eine verbesserte Kommunikationsinfrastruktur, die es ermöglicht, Informationen schnell und zielgerichtet auszutauschen und die Zusammenarbeit zwischen Groß- und Einzelhandel zu stärken.

Konkrete Aufgabe war die Entwicklung eines Portals für die Kommunikation zwischen der EDEKA Regionalgesellschaft Minden-Hannover und den Einzelhändler:innen. Besonders wichtig ist hierbei eine benutzerfreundliche Bedienung: Die bereitgestellten Informationen, z.B. über aktuelle Aktionen oder Eilmeldungen im Falle eines Warenrückrufs, sollten schnell und einfach gefunden werden. Den in früheren Anläufen implementierten Plattformen mangelte es genau daran. Es war also Zeit, etwas zu ändern. Und um die Fehler der vorhergehenden Versionen zu vermeiden, wurden von Anfang an auch die Einzelhändlerinnen und -händler als Nutzende bei der Entwicklung des neuen Portals einbezogen.

In Zusammenarbeit mit einem externen Beratungsunternehmen und einer ausgewählten Gruppe von Einzelhändler:innen wurde bei EDEKA intern zunächst ein UI-Konzept erstellt. Auf der Suche nach einem geeigneten Partner für die passende Architektur kam schließlich INNOQ ins Spiel. Wie sich später herausstellte, ging die tatsächliche Aufgabenstellung im Laufe des Projekts weit über die Architektur hinaus und wurde zunehmend komplexer.

Flexibilität bei Architektur und Umsetzung

Nach ersten Workshops in kleiner und großer Runde fiel die Entscheidung für Self-contained Systems (SCS) als geeignetes Architekturmodell. Die vergleichsweise kleinen Software-Systeme, die jeweils einen Use Case der Kommunikationsplattform abbilden, sollten ein logisches Gesamtsystem bilden. Die Vorteile dieses Ansatzes: die kleinen, voneinander unabhängigen Systeme können schneller entwickelt und in Produktion gebracht werden. Eine wichtige Anforderung, da die Plattform kontinuierlich um neue Informationsangebote erweitert werden sollte.

INNOQ übernahm die Konzeption und auch die Entwicklungsarbeit. Mit fünf Kolleg:innen startete das Entwicklungsteam bei INNOQ zunächst nahezu autark, zusammen mit dem EDEKA Product Owner. Später wurde das Team um bis zu sechs Mitarbeiter:innen aus der EDEKA-internen Entwicklungsabteilung erweitert. In kleinen, gemischten Teams arbeiten sie an den einzelnen Self-contained Systems. Die Zusammenarbeit erfolgt ausschließlich remote – ein Ansatz, der sich von Anfang an bewährt hat.

Nicht nur informieren, auch interagieren

Das System befindet sich seit 2018 in Produktion. Dennoch wird weiterhin regelmäßig das Feedback der Einzelhändler:innen eingeholt. Durch diese nutzerzentrierte Methode entstanden und entstehen immer wieder neue, sinnvolle Use Cases, die in die Weiterentwicklung einfließen.

Zu Beginn des Projekts stand die Verteilung von redaktionellen Informationen im Vordergrund. Es war also zunächst ein Kommunikationswerkzeug zwischen Großhandel (Regionalgesellschaft) und Einzelhandel gefragt, um wichtige Informationen und Aktualisierungen zu verteilen und um zu überprüfen, ob wichtige Mitteilungen auch gelesen wurden. Dabei handelt es sich beispielsweise um Produktrückrufe oder neue Preise, aber auch um Infos zu Marketing-Aktionen oder Rezepte für die Salattheke. Eine Aufgabe, die bereits die Vorgängerversion des Portals innehatte. Doch war es damals für die Nutzer:innen schwierig, sich in der Menge der Informationen aus Word- und PDF-Dateien zurechtzufinden. Es fehlten sowohl ein redaktionelles Backend als auch ein Content-Management-System.

Im heutigen, komplett neu aufgesetzten Portal, stehen die Informationen auf Websites, die im CMS erzeugt werden. So werden sie nicht nur besser und zielgruppengerechter aufbereitet, auch Zugang und Bedienung sind wesentlich einfacher. Daneben gibt es kleinere Komfortfunktionen: Man kann z.B. Favoriten setzen oder Adressen nachschlagen. Außerdem können die Marktleiter:innen einstellen, zu welchen Themen ihre Mitarbeiter:innen Informationen sehen können. So hat sich das anfängliche Informationstool zu einem Organisationstool für die Arbeit im Markt selbst erweitert.

Ein Marktplatz für Einzel- und Großhandel

Doch bereits bei der Konzeption war klar, dass das Portal sich nicht nur auf die Informationsverteilung beschränken sollte. Vielmehr sollte es sich sukzessive zu einer Plattform weiterentwickeln, die der Interaktion zwischen Groß- und Einzelhandel von EDEKA dient. Hier bewährt sich die Architektur, weil alle neuen, interaktiven Funktionalitäten einfach ins Portal integriert werden können.

Eine solche Interaktion zwischen Einzel- und Großhandel findet im Rahmen der neuen Marktplatz-Funktionalität statt. Der Großhandel stellt Waren ein, die von den Einzelhändler:innen abgerufen und für ihre Filialen bestellt werden können. Dies ist besonders praktisch und effektiv, wenn EDEKA Produkte im Rahmen einer Sonderaktion vermarkten möchte. Denn dann kommt es darauf an, dass die Einzelhändler:innen möglichst viele von diesen Produkten für ihre Märkte bestellen können. Mittlerweile sind die Funktionalitäten des Marktplatzes mindestens ebenso wichtig wie die der reinen Informationsverteilung.

Weitere Anwendungen, um die das Portal erweitert wurde:

• Wo ist mein LKW: Über diese Funktion können Einzelhändler:innen den Status ihrer Großhandelslieferung nachverfolgen.
• Erweiterung der Rezepte-Funktion: Die Rezeptsammlung wurde um eine Suchfunktion erweitert, die es nun ermöglicht, Rezepte nach bestimmten Kriterien auszuwählen, z.B. nach Schwierigkeitsgrad, saisonalen Gerichten oder bestimmten Zutaten (inklusive Artikelnummern).
• Ausbildungsprogramme: Pflege und Dokumentation von Ausbildungsprogrammen in den einzelnen Märkten
• Feedback und Reklamationen: ein Werkzeug für die Erfassung von eingehendem Feedback und Reklamationen

Gut informiert – immer und überall

Um den Mitarbeiter:innen in den Märkten einen möglichst flexiblen und unkomplizierten Zugriff auf die Funktionen zu ermöglichen, ist die Nutzung des Portals sowohl an Desktop-Rechnern als auch über eine Web-App möglich. Auf diese Weise können sich auch die Mitarbeiter:innen in der Obst- und Gemüseabteilung mobil informieren, ohne ihre Arbeit unnötig lange zu unterbrechen. Voraussetzung: Sie rufen neue Inhalte aktiv ab. Um den Informationsfluss zu verbessern, kam daher der Wunsch auf, Neuigkeiten per Push-Benachrichtigung an die Mitarbeiter:innen auszuspielen. Technisch ließ sich das am besten mit einer Mobil-App lösen.

Um die Entwicklung kümmerte sich ein kleines Team aus INNOQ Consultants. Auch hier bewährte sich die Entscheidung für Self-contained Systems als Architekturmodell. So war es möglich, die Mobil-App unabhängig vom Gesamtsystem zu entwickeln und in Produktion zu bringen.

Neben dem primären Use Case, News per Push-Benachrichtigungen zeitnah an die Mitarbeiter:innen auszuspielen, verfügt die App über weitere Features: So können sich die Mitarbeiter:innen z.B. einen eigenen, auf ihren Informationsbedarf zugeschnittenen, Newsfeed zusammenstellen, indem sie für sie relevante Themen, wie Obst und Gemüse oder Milchprodukte, abonnieren.

Technische Highlights